Notionで在庫リストを作成して私の気づきは、Notionでは奥行きがあるデーターを作れるということです。
そこが、Notionと今まで使用していた表計算ソフトとの大きな違いだと感じました。
Notionで作った在庫リストとQRコードの組み合わせで、誰でもが、在庫管理に携わることができる可能性がうまれました。
そして、NotionとQRコードで在庫管理だけではなく、その商品に関する情報も残すことができます。
ここではNotionとQRコードを使用した在庫管理術をお伝えします。
Norionとは？気になる認知度は？
Noitonの凄さは使ってみないことにはわかりませんでした。
業務でデーターベースは運営の核といっていいほど大切なもの、と私は考えています。
そのデーターベースが簡単に作成できることは、Notionの魅力ですよ。
やはりその便利さあってからこそ、沢山の企業がNotionを業務で使用しています。
Notionとは？
Notionは沢山の用途に使えるので、なかなかNotionってよくわからない、という印象を持つ方も多いのではないでしょうか？
実際、私もその一人で使用を躊躇していました。
しかし、Notionが便利という情報を沢山耳にするようになり、波に乗り遅れたくないという思いで使い始めました。
私が業務で使用している目的は以下の通りです。
- 在庫管理＋メンテナンス歴
- 作業手順書
- チームの運営理念共有の場
- チームの実績紹介、誰でも閲覧可能にしています
Notion（ノーション）とは、メモやタスク管理、Wiki、データベースなどさまざまな機能を一元的に使うことができるクラウド型の万能アプリだ。それゆえに、「オールインワン ワークスペース」と呼ばれている。その利用者数は世界で2000万人を超えるという。
引用元：SBクリエイティブ株式会社
Notionって便利そうだけど、認知度は？
Notionを会社で取り入れたいけど…..認知度の低い、つまりあまり普及していないツールを積極的に取り入れたくないと考えている人も多いからと、notionを使うことを躊躇っていませんか？
Notionは沢山の有名企業で取り入れられていますよ。
企業での情報の共有だけではないく、企業サイトとして使え、一般公開されているもの沢山あります。
企業サイト実例集はこちらから参考にして下さい。
企業で重要なデーターベースが簡単に作れる
Notionでは簡単にデーターベースが作れます。
データーベースとは、
冒頭でも開設した通り、データベースは一言で説明すると「様々なデータを決まった形で整理して集めたもの」「それを実現するための仕組み」です。
引用元：ビズドットオンライン
その仕事を達成するために必要な情報を一枚の用紙にまとめたものみたいな認識です。
表計算はピンポイント
私のチームで使用する道具の一覧、資機材のデーターです。
この表は在庫チェックでしか、使用することができません。
しかしNotionではこの表を作ると、さらに在庫管理だけにとどまらない使い方ができます。
Notionは多様性がある
こちらも資機材の一覧ですが、１行の中に小ページが作れるのが特徴です。
小ページにはメンテナンス歴を入れると、在庫管理とメンテナンス歴がこの表で2種類の意味をもつようになります。
実際に私のギターの在庫管理、メンテナンス表を作りたいと思います。
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Notionで楽々在庫管理するメリットとは
エクセルなどの表計算ソフトとの違いはデーターベースに簡単に小ページ、階層がつけれる、その小ページ階層にはリンクが付与される、などのメリットがあります。
ここでは所有しているギターで在庫管理表を作成したいと思います。
データベースが簡単に作れる
階層が簡単に作れるので、小ページに詳細な情報が残せる
例えば機械類では定期検査ののち修繕歴を小ページに残せます。
そのページに修繕歴のデータベースを作り、その内容、見積もり書、請求書なのどの情報を添付すれば、その機械のストーリーが出来上がります。
小ページにリンクが発行される、これが超便利です。
QRコードが作れる
小ページにリンクが発行される、これが便利な理由は、QRコードが作れるからです、QRコードにスマホをかざせば、目的とするページがスマホで簡単に開けます。
これにより、商品と商品名が一致しない、例えば新入社員でも在庫管理の仕事に携わることが可能になります。
共有が簡単
誰かとページを共有することが簡単にできます。
共有したい人のメールアドレスを入れるだけでOK、編集者や閲覧者、の権限の設定もできます。
「リンクを知っているメンバー」に設定すれば、誰でもあなたのページにアクセスができるようになります。
在庫管理が誰でも可能になる
スマホをもってQRコードにかざしページを開き、あとは在庫を数えて入力するだけ、誰でもその仕事が可能になります。
人手不足の時代でその仕事においての特殊性をなくすということは非常に重要なポイントだと私は考えています。
商品名を覚えたり、する必要が全くなくなります。
まとめ
いかがでしたでしょうか、「NotionとQRコードで、誰でも在庫管理術。」をお伝えしました。
Notionを業務で使用することで、仕事が誰でも簡単に再現できる仕組み作りが可能になると実感しています。
再現性についてはこちらから→再現性についての重要性、気づきのポイント３つ
私がテクノロジーを積極的に業務に取り入れる理由はそこにあります。
人手不足の時代だからこそ、誰でもが仕事を再現できることが求められる、それが令和の時代だと考えています。
ここでは
- Notionとは？
- Notionと表計算ソフトの違い
- Notionで在庫管理とQRコードの連携について
以上をお伝えしました。
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